تخطيط وتنظيم المخازن والمخزون

يعتبر المخزون أحد العناصر الرئيسية التي تتألف منها الأصول المتداولة ، لذلك فإن موضوع قياس تكلفة المخزون واختيار الطريقة الواجب تطبيقها لمعالجة المخزون تحتاج إلى اهتمام فائق نظراً لما لذلك من أثر هام على تحديد تكلفــة المنتجات ، وتكلفة المبيعات ، وبالتالي على قياس الدخل والمركز المالي .
من الظواهر التي تجدر الإشارة إليها هو إتجاه المؤسسات والشركات الناهضة نحو تجميع كافة الأنشطة التي تعمل في شؤون المواد ضمن إدارة واحدة تتولى مسئولية توفير وتدبير المواد اللازمة لتنفيذ برامج العمل والإنتاج الموضوعة في المشروع.
ولعله من المفيد أن نعيد إلى الأذهان وظيفة الشراء والتي بمفهومها العام تتضمن كل الأنشطة التي تتعلق بتوفيـــر وتأمين وتدبير المواد اللازمة والإمدادات المطلوبة لتنفيذ كافة متطلبات الإنتاج وبرامج العمل والتشغيل في أي مشروع ، وبمفهوم أكثر سعة وشمولية فهي تشمل على كل ما يتعلق بمهمة الشراء بدءاً من مرحلة التخطيط وحتى إتمام الخطوات الخاصة بمهمتي الفحص والإستلام والإنتهاء من دفع عمليات التسديد المستحقة للموردين والمتعهدين .
وإذا نظرنا إلى هذا المفهوم بالمعني المشار إليه آنفاً لنوجدنا أن وظيفة التخزين وظيفة مكملة لوظيفة الشراء بل أنهما وظيفتان لصيقتان ببعضهما البعض حيث لا سبيل لإزالة أو محو أي ترابط بينهما لما لكل مهمة من أثر مميز ومشترك في خدمة المشروع الواحد.
كما لا يمكن أن يخطر على بال أن مهمة توفير وتدبير المستلزمات والأدوات لمشروع تتوقف فقط على مجرد شرائها وفق محددات الشراء الجيد ، حيث لا أهمية لذلك ما لم يتخذ القائمون على المشروع الإجراءات المناسبة التي تكفل حفظ هذه المواد المشتراة والعمل على خزنها وفق قواعد واشتراطات التخزين لتكون في متناول الاستعمال من قبل جهات الاستخدام ومواقع الانتاج من ناحية، وتحقيق حفظها من الضياع والتلف من ناحية أخرى.
إذا هكذا فوظيفة الشراء ووظيفة التخزين وظيفتان متممتان ومكملتان لبعضهما البعض ونشاطان بارزان في شؤون المواد للمشروع الواحد .
* وعلى هذا الأساس أعتبر بداهة أن إدارة المشتريات هي نواة إدارة المواد والمخزون والمخازن ( المستودعات ) بكافة الأنشطة المرتبطة بها والتي تشمل :

أولاً: النشاط المتعلق بإنشاء أو إيجاد أو توفير مستودعات ملائمة وتنظيمها بشكل يلبي المتطلبات والطموحات الحالية والمستقبلية.
ثانياً: النشاط المتعلق بالإستلام والفحص .
ثالثاً: النشاط المتعلق بالتخزين والصرف .
رابعاً: النشاط المتعلق بمراقبة المخزون
خامساً: النشاط المتعلق بالمتابعة.
سادسا: النشاط المتعلق بالنقل والمناولة.

الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن :

تختلف إدارة المخزون Inventory Management في مفهومها عن إدارة المخازن أو المستودعـات ، فإدارة المخـازن Warehousing Management تهتم أساسا بالأماكن أو المباني والمستودعات المخصصة للاحتفاظ بالأصناف المختلفة من المواد التي تتعامل فيها المنشأة ، وذلك من حيث مواقع ومساحات تلك الأماكن وطرق ترتيب المواد داخلها ، ووسائل المناولـة المستخدمة في تداولها أعمـال التسلم والحفظ ، أو الوقايـة والصرف وما يرتبط بها من سجلات أو نماذج ومستندات، وأيضا القوى العاملة المناسبة كما ونوعا للقيام بهذه الأعمال .
أما إدارة المخزون فتركز بصفة أساسية على الأنشطة المرتبطة بتخطيط ومراقبة الأصناف المخزونــة ذاتها ، بمــا يكفل تحقيق مجموعــة من الأهـداف التي تتبلور في ضمان الوفـــاء باحتياجات المنشأة من المــواد المختلفة بأكبر كفاءة ممكنة وعدم الإسراف ، أو إساءة استخدام الأموال المستثمرة في تلك المواد .

تخطيط المخزون

يتضمن تخطيط المخزون تحديد الأهداف والسياسات والإجراءات والقواعد والبرامج الخاصـة بالاستثمار في المخزون، ويشمل ذلك عـددا من الاعتبارات من أهمها ما يلي :

1- تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها من وراء الاستثمار في المخزون
2- تقدير الاحتياجات المستقبلية من كل صنف من الأصناف المخزونة
3- تحديد الأوقات أو المواعيد التي يجب أن يتوافر فيها كل صنف .
4- تحديـد حجـــم الاستثمار المالي المطلـوب لتوفير هذه الأصنـــاف ومصـــادر تمويله .
5- تحديــد كيفيــــة تدبير أو توفيــر الأصناف المطلوبــة، وما يرتبط بذلك من سـياسات وإجراءات مختلفة .
6- تحديد السياسـات والإجراءات والقواعـد الخـاصة بالاحتفـاظ بالمخزون .

مراقبة المخزون

مراقبة المخزون تشمل جميع الأنشطة التي تتعلق بتصميم أو اختيار الطرق والأساليب اللازمة للتأكد من سلامة التصرفات والإجراءات الخاصة بتوفير الاحتياجات المطلوبة من المواد وتخزينها والمحافظة عليها حتى وقت الحاجة إليها، وبما يتضمن استمرار الوفاء باحتياجات الجهات الطالبة بالكميات والمواصفات المطلوبة وفي المواعيد المحددة من ناحية ، وحسن استخدام الأموال المستثمرة في هذه المواد من الناحية الأخرى .
عملية الرقابة الآلية على المخزون ، سواء كان مخزون خامات أو منتج تام ، من أهم عمليات الرقابة بالمنشأة والنظام الآلي يفي بجميع الحركات المخزنية المتعارف عليها ، كذلك يمكن نظام المخازن من متابعة الرقم المسلسل لكل صنف والمسجل من قبل المصنع ، أو متابعة تاريخ الصلاحية ويعمل النظام بصورة متكاملة مع نظامي المبيعات والمشتريات.

طرق تصنيف المخزون

تختلف الأسس التي يمكن الاعتماد عليها في تصنيف أو تقسيم الأصناف المخزونة من منشأة لأخرى ، وأحيانا في المنشأة الواحدة من وقت لآخر ، تبعا لطبيعة عمليات المنشأة ونوعية الأصناف التي تتعامل فيها ، والغرض من الاحتفـــاظ بتلك الأصناف ، ومدى حركتها ومتوسط رأس المــال المستثمر في المخزون ، أو معدلات استخدامـــه ، وأيضا طبيعــــة الطلب على تلك الأصنـاف.

ومن أهم طرق تصنيف المخزون ما يلي :
أ ـ التصنيف على أساس نوع المخزون
يعد تقسيم المخزون على أساس نوعية المواد المخزونة من أكثر الطرق شيوعا في الحيـاة العملية ، وطبقا لهـذا الأسلوب غالبـا ما يتـم تقسيم المخزون إلى الأصناف التالية :

1 ـ المواد الخـام .
2 ـ المواد تحت التشغيل .
3 ـ الأجزاء والمكونات .
4 ـ مواد الإصلاح والصيانة .
5 ـ مواد التعبئة والتغليف .
6ـ المنتجات النهائية أو تامــة الصنع .
7ـ المخلفات والمواد غير الصالحة للاستعمال .

ب ـ التصنيف على أساس الغرض من المخزون
في تصنيف المخزون على أسـاس الغرض من الاحتفاظ به يمكننا التمييز بين نوعين هما :

1 ـ المخزون التشغيلى :
يتضح من التسمية أن هذا النوع من المخزون يشمل الأصناف الضرورية كافة لتشغيل النظام الإنتاجي ، والأصناف التي تتولد منه وتلك التي تنتج عنه في ظل الظروف العادية للتشغيل ، ويحتوى هذا النوع من المخزون على الأصناف كافة المشار إليها في تصنيف المخزون حسب النوع .

2 ـ مخزون الأمان :
يقصد به الكميات الإضافية التي تحتفظ بها المنشأة من بعض أو كل أصناف المخزون المشار إليها سابقا ، ليس بهدف التشغيل وإنما بهدف مواجهة الظروف غير العادية التي قد تواجه المنشأة ، وكما هو واضح من التسمية فإن هذا النوع من المخزون يستخدم كوسيلة لتأمين المنشأة ضد حالات زيادة الطلب أو معدلات الاستخدام عن المتوسطات العامة ، أو طول فترة التوريد عما كان متوقعا من الناحية الأخرى .

معايير كفاءة وفعالية الاستثمار في المخزون

من المتفق عليه أن اتخاذ قرار بتخصيص مبلغ من المـال للاستثمار في المخزون ، أو توزيع هذا المبلغ على الأصناف المختلفة من المواد المخزونة ليس هدفا في حد ذاته ، وإنما الهدف هو تحقيق النتائج المرجوة من هذا القرار ، ومن ثم يتطلب الأمـر الاستعانة بمجموعة من المعايير أو المؤشرات التي يستدل منها على درجة النجاح في تحقيق النتائج المستهدفة ، ومن هنا كان عنوان هذه الفقرة ( كفاءة وفعالية الاستثمار في المخزون ) .
فالفعالية : تعنى جودة أو درجة سلامة قرار الاستثمار في المخزون ، من حيث استناده إلى الأسس العلمية والتجارب السابقة والتوقعات المستقبلية لاحتياجات المنشأة من المخزون ، وحجم الاستثمارات المالية اللازمة ، وتوزيعات هذه الاستثمارات على الأصناف المختلفة من المواد .
أما الكفاءة : فتعنى جودة الأداء أو حسن تنفيذ القرار ، من حيث عناصر الكمية ، والوقت ، والتكلفة ، والمواصفات بما يضمن الوفاء بالاحتياجات ، وفي الوقت نفسه عدم إساءة استخدام الأموال المخصصة للاستثمار في المخزون .

ومن أهم المعايير التي يمكن الاسترشاد بها في الحكم على مدى نجاح الاستثمار في المخزون ما يلي :

1ـ عدد مرات توقف الإنتاج ، أو تأخيره وتعطله نتيجة نقص المواد ومستلزمات الإنتاج ، أو نتيجة نقص قطع .
2ـ عدد المرات التي لجأت فيها المنشأة إلى تأجيل مواعيد الوفاء باحتياجات عملائها من المنتجات المختلفة ، أو جزء من هذه الاحتياجات .
3ـ متوسط طول فترة الانتظار بين مواعيد التسليم المتفق عليها مع العملاء ومواعيد التسليم الفعلية إليهم .
4ـ عدد المرات التي لجأت فيها المنشأة إلى الشراء الطارئ أو الفوري لبعض المواد لمواجهة تغيرات جدول الإنتاج .
5ـ عدد العملاء الذين تركوا التعامل مع المنشأة إلى غيرها نتيجة فقد ثقتهم بالمنشأة .
6ـ حجم الخسائر الناجمة عن ارتفاع أسعار بعض الأصناف التي تحتاجها المنشأة ولم تحتفظ بمخزون كاف منها.
7ـ حجم الخسائر الناجمة عن انخفاض أسعار بعض الأصناف التي تحتاج إليها المنشأة ، وتحتفظ منها بكميات كبيرة تفوق احتياجاتها الفعلية .
8ـ حجم الخسائر الناجمة عن المخزون الراكد، والذي يحدث عادة نتيجة سوء تخطيط الاحتياجات من المواد .
ومن الواضح أن المؤشرات السابقة تدور في مجموعها حول فكرة أساسية مؤداها أن تحقيق مستوى جيد من الخدمة سواء للمنشأة أو للعملاء يتطلب من متخـــذ قـــرار الاستثمار في المخزون مراعــاة ثلاثة جوانب أساسية هي :

1ـ ضرورة توفير الاحتياجات من المواد بالمواصفات المطلوبة .
2ـ ضرورة توفير الاحتياجات من المواد بالكميات المناسبة .
3ـ ضرورة توافر المخزون في الوقت المناسب .

تكاليـف المخزون

يترتب على اتخاذ قرار بالاستثمار في المخزون تحمل المنشأة لبعض التكاليف ، كما أن اتخاذ قرار بعدم الاستثمار في المخزون (رغــم ندرة هذا القرار في الحياة العمليــة) يتطلب اتخــاذ قرار الاستثمار في المخزون من عدمه ضرورة التعرف على طبيعة عناصــر التكاليف المرتبطة بهذا القرار ، وتحليل العلاقة فيما بينها وبين حجم المخزون .

إن إدارة المواد (Material Management) وضبط المخزون (Inventory Control) أو الجرد الدوري للمواد الموجودة في المستودعStocktaking يجب أن تأخذ الأولوية في اهتمام دائرة المشتريات والمستودعات قبل الشروع في شراء مواد أولية.
وهذا يعتمد على توفـير نظام تخطيطـــي للمــواد
(Material Planning System) ، بحيث يتم التفكير والعمل الفعلي المستمر نحو تقليص مصاريف التخزيـــــــــــــن (Inventory Current Cost ) ، فالجديـر بالذكر أن المواد الموجودة فـي المستودع يترتب عليها التكاليف التالية:

1- تكلفة رأس المال ( تكلفة تجميد رأس المال )

قيمة المواد المخزنة وقيمة المخازن تعتبر اموال مجمدة لا يتم تدوير الاستثمار بها بشكل مستمر ، وبنفس الوقت تقلل من قيمة النقد المتاح بما يساوي قيمة المخزون ، مما يقلل حجم العائد من استثمار تلك الاموال .

2- تكلفة التخزين

وهي تكلفة تشمل ايجار المخازن ان كانت مؤجرة او قيمة استهلاك ابنية المخازن ان كانت مملوكة للمنشأة وتشمل تكلفة العمالة المشرفة على التخزين وتكلفة الاضاءة والمناولة ومصاريف الحفاظ على المخزون من تدفئة او تبريد وغير ذلك من مصاريف تدفع لهذه الغاية ومصاريف اقساط التامين على المخازن والمخزون .

3- تكلفة اهلاك المخزون او تقادمه (تكلفة المخاطرة)

قد يعاني المخزون من التلف نتيجة طول فترة التخزين او من سوء التخزين وقد يصبح المخزون قديماً بما يجعله عديم الفائدة او يقلل من قيمته بشكل كبير ، وهذه التكلفة تكون مرتفعة في بعض انواع المخزون كالمواد الغذائية او المنتجات المرتبطة بتطور تكنولوجي سريع ، لذلك تسمى هذه التكلفة بتكلفة المخاطرة .

4- تكلفة نفاذ المخزون :

فقد لا تستطيع المنشأة تلبية طلبية ما بسبب نفاذ مخزون المنتج النهائي او نفاذ بعض المواد الخام التي تدخل في الانتاج وبالتالي خسارة للعائد الذي كان يمكن ان يتحقق ، وعدم توفر المنتج قديجعل العميل يتجه الى منتج آخر منافس وبالتالي خسارة العميل .

التحكم بالمخزون كميزة تنافسية

ان زيادة المخزون عن الحد الضروري تتسبب في زيادة تكلفة حفظ المخزون وقد تؤدي الى التساهل في الاخطاء في العمليات الانتاجية ، فكلما زاد عدد وحجم البنود المخزنة كلما كانت الحاجة الى انظمة تخزين معقدة والى مساحات تخزينية كبيرة ، كذلك فان نقصان المخزون عن الحد الضروري يؤدي الى فقدان جزء من المبيعات والتاثير سلباً على سمعة المنشأة وبالنتيجة خفض عوائد الاستثمار ، لذلك يجب التعامل مع المخزون بحرص لكي لا يزيد ولا يقل عن الحد المناسب .
قامت بعض الشركات بالانتباه الى اهمية التحكم في المخزون واستخدمت هذا التحكم كميزة تنافسية ، مثال ذلك شركة تويوتا اليابانية والتي اخترعت سياسة تقليل الفواقد ، واستهدفت تقليل المخزون بكافة انواعه JIT والذي ادى الى تحسين العملية الانتاجية وقلل من تكلفة المخزون مما اعطى الشركة ميزة تنافسية عن الشركات الاخرى ، وكذلك قامت شركة DELL للكمبيوتر باستخدام التحكم في المخزون كميزة تنافسية وانتهجت سياسة تفصيل الحاسوب على حسب رغبة العميل وعدم تصنيع حواسيب وتخزينها ، وانما تقوم بتجميع الحاسوب عندما يقوم العميل بالتعاقد مع الشركة على شراء الحاسوب وهذا الامر ادى الى انخفاض تكلفة تصنيع الحاسوب عن الشركات الاخرى التي تقوم بتخزين مجموعة من الحواسيب التي تقوم بصناعتها .
التحكم بالمخزون بشكل جيد يتطلب تجميع بيانات وتحليلها واجراء عمليات حسابية خاصة باستخدام هذه البيانات واستخدام تكنولوجيا المعلومات ، فللتحكم بالمخزون لا بد من وجود توقع جيد لاحتياجات السوق في الفترة المقبلة ، ولا بد من استخدام نماذج رياضية مناسبة لتحديد كمية ووقت التوريد ، كذلك وجود نظام للمعلومات لمتابعة حركة المخزون وتحديد الاحتياجات ، ومن الامور المرتبطة ارتباطا شديداً بالتحكم في المخزون العلاقة مع الموردين واختيارهم وتقييمهم .

( من الانظمة الحديثة لادارة المخزون )

نظام الانتاج الآني Just-in-Time (JIT)

يعتبر مدخل شامل لتحسين الانتاجية الكلية ، وإزالة الفاقد واتخاذ الاجراءات الوقائية للإنتاج بتكلفة منخفضة ، وبالكمية والجودة المطلوبة في الوقت المحدد .
كما أنه يؤدي إلى احداث تحسينات مستمرة في أنشطة العمليات لتعزيز الموقع التنافسي .

أهداف اسلوب ( JIT )

العيوب الصفرية
الخزين الصفري
دفعات صغيرة
وقت الإعداد الصفري
المهلـــــة الزمنيـــــة الصفريــــة
المناولــــــة الصفريــــــــة
العطلات الصفرية

متطلبات التطبيق الكفء لأسلوب ( JIT )

1- الدعم المستمر من الادارة .
2- التنظيم الداخلي للمصنع .
3- المصنع البؤري ( يتضمن مصانع متعددة داخل مصنــــــع واحد، بحيث تكون شبكة تصنيع كلية تعتمــد علي الانسياب المنتظم ) .

منافع ( JIT ) :

1- تخفيض المخزون .
2- زيادة الإنتاجية نتيجة إلي تخفيض :-
– المهلة الزمنية .
– معدل المرفوضات ( المعيب في الانتاج ) .
– النفقات الرأسمالية .
3- الاستجابة السريعة لرغبة المستهلكين نتيجة تزامن جدول المبيعات مع عمليات الإنتاج .
4- تخفيض التكلفة من خلال :-
– تخفيض المساحة المطلوبة للانتاج و التخزين .
– تخفيض ساعات العمل .
– تقليل العمل المباشر .
5- زيادة الايرادات .
6- توفير الاستثمار في الإنتاج و التخزين و المناولة .
7- تطوير مهارات العاملين .

محددات نظام ( JIT )

1- يعمل علي نحو أفضل كلما كان موقع الموردين قريباً من المنظمة .
2- يتطلب تنفيذه إعادة تنظيم المنظمة وتحديد المجالات التي تظهر فيها المشكلات .
3- يحتاج إلي دعم ومساندة العاملين و المشرفين في خطوط الانتاج .
4- يتطلب وصول المواد في الوقت المحدد ، و بالنوعية المطلوبة .
5- يتطلب تنفيذه تنميط خطة الانتاج .

دليل السلامة في المخازن

أولاً : اشتراطات السلامة أثناء إنشاء المخازن

1- يجب إقامة كافة منشآت المخازن من مواد غير قابلة للاشتعال ، وأن يكون للمخزن أكثر من مخرج واحد .
2- توفير فتحات الإضاءة والتهوية الطبيعية المناسبة مـع تزويـدها بسلك صلب مزدوج ضيق النسيج لمنع إلقاء أي أجسام غريبة داخل المخزن ويجب أن تكون هناك فتحات للتهوية بالأسقف وأيضاً فتحات تهوية سفلية أعلى مستوى الحاجز الأرضي لضمان التجديد الأمثل للهواء ، ويجب عند استخدام الإضاءة والتهوية الصناعية أن تكون جميع التجهيزات من الأنواع المأمونة بحيث لا تكون سبباً في إحداث حريق أو انفجار داخل المخازن
3- يجب أن تكون جميع التوصيلات والتجهيزات الكهربائية داخل المخازن مركبة وفق الأصول والمواصفات الفنية التي تضمن سلامة المخازن من خطـر الحريق ولا يسمح بأجـراء أي تعديلات أو إضافات إلا تحت أشراف المسئولين عن الكهرباء .
4- يجب تزويد كل مخزن بسكينة خارجية لفصل التيار الكهربائي عند انتهاء الدوام أو في حالات الطوارئ .
5- يجب تجهيز المخــازن بأجهزة ومعـدات الإطفاء التي تتناسب مع المساحات المخصصة لها ونوعية المواد التي سيتم تخزينها بالمخازن ، ويراعى تجهيز مخازن المواد الكيماوية بنظام للإطفاء التلقائي نظراً لان لها درجة خطورة عالية.
6- يجب تجهيز المخـازن بوسيلة لإنذار الحريق وتوصيلها بغرفة المراقبة بالدفاع المدني والحريق لضمان أعلام الفرق المتخصصة بالدفاع المدني بمكان الحريق مما يضمن انتقالها بسرعة لإخماد الحريق.
7- يجب أن تكون الأبواب والفتحـات الموجودة بالفواصـل من الأنواع المقاومة للنيران ويجب أن تظل مغلقة بصفة دائمة أو أن تكون من الأنواع التي تغلق تلقائياً عند حدوث حريق حتى لا تكون وسيلة لنفاذ النيران منها.
8- يجب أن تكون الأسوار الخارجية المحيطة بالمخازن بالارتفاع المناسب الذي يضمن عدم تسلقها وكذلك بناء غرفة للحارس عند البوابة الرئيسية للمخازن وتجهيزها بمعدات السلامة ولوحة إنذار الحريق الرئيسية ونظام للمراقبة التلفزيونية حتى يتسنى للحارس مراقبة المخازن ضد الحريق أو السرقة .
9- يجب أن تكون الأرضيات مناسبة لطبيعة المعدات المستخدمة في نقل وتخزين المواد داخل المخازن .
10- يجب تقسيم المخازن ذات المساحات الكبيرة إلى وحدات صغيرة وذلك بإقامة فواصل من مواد مقاومة للنيران بحيث يصعب نفاذ الحريق منها وبذلك يمكن حصر الحريق داخل الحيز المحدود دون الانتشار إلى باقي المبنى .

ثانياً : اشتراطات السلامة أثناء التخزين

1- يجب تصنيف المواد حسب طبيعتها وخصائصها وتنفيذ التعليمات المكتوبة على الطرود الخاصة بها ومراعاة تجانسها عند التخزين بحيث يتم تخزين كل نوع مميز من المواد على حده حتى يسهل التعرف على الوسـائل المناسبة لمكافحة الحريق والتي تناسب نوعية المواد المخزونة.
2- يجب مراعاة الترتيب الجيد عند تخزين المواد وذلك بتحديد مواقع الرصات بعلامات واضحة على الأرضيات ويتم الالتزام بها بصفة مستمرة.
3- يجب إلا يبلغ ارتفاع الرصات مستوى الأسقف وأن يكون هناك مسافات لا تقل عن ثلاثة أقدام بين أعلى الرصات والسقف.
4- يجب أن يتم وضع المواد المخزنة على قوائم وأرفف معدنية ولا يتم وضعها على الأرض مباشرة لحمايتها من التلف.
5- يجب التفتيش الدوري على التركيبات والتجهيزات الكهربائية للتأكـــد من سلامتها لمنع حدوث أي شرر كهربائي نتيجة خلل بالتركيبات الكهربائية الممتدة بالمخازن .
6- يجب أن يمنع التدخين نهائياً داخل المخازن مع التشديد في تنفيذ ذلك بكل حزم ويتم تعليق العلامات التحذيرية الدالة على ذلك بمكان ظاهر.
7- يجب استخدام المفاتيح والوصلات الكهربائية التي لا تحدث شرر بأماكن تخزين المواد التي ينبعث منها أبخرة مع العناية بالتهوية المستمرة حتى لا تتراكم الأبخرة .
8- يجب أن تحفظ مفاتيح المخازن بعد انتهاء الدوام في دواليب ذات واجهة زجاجية في مكان مأمون وتحت الحراسة لفتح هذه المخازن عند حدوث حرائق أو في حالات الطوارئ وأن يتم إبلاغ الجهات المختصة فور فقدان أي منها .
9- يجب أتباع الأسس والقواعد العلمية في عمليات تسليم وتسلم المواد الواردة والمنصرفة لضمان فرض الرقابة عليها والحفاظ عليها دون فقد أو ضياع .
10- يجب منع دخول غير المختصين داخل المخازن ووضع النظام المناسب لفرض الرقابة اللازمة لعملية الدخول والخروج للمخازن لحفظ الآمن بها .