إذا كنت تبحث عن أهم أساس تقوم عليه الأفكار المحاسبية، فيجب عليك قراءة المزيد عن الدورة المستندية حيث إنها أهم أداة توثيق وحاضنة لجميع العمليات المحاسبية.
في هذه المقالة سوف نتعرف على مفهوم وأهمية الدورة المستندية وكذلك مراحل دورات النسخ وأهمية مراجعتها.
فرق مهم بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية.
ما هي الدورة المستندية ؟
تعرض دورة الملف الإجراء الخاص بنقل الملفات داخل شركة لغرض تتبع دورة المعاملات المالية. تعتبر دورة الملف أيضًا المرحلة الأولى من الدورة المحاسبية،
حيث إنها الحاوية التي تقوم بتشغيل الملف، بدءًا من التحرير، ومرورًا بجميع الخدمات أو مراكز التكلفة التي تتفاعل مع بعضها البعض.
تكمن أهمية التحقق من صحة المستندات ودقتها وفحص البيانات وتتبعها في القدرة على عمل قيود محاسبية، من القيود المحاسبية إلى دفتر الأستاذ(شجرة الحسابات)،
ثم إلى ميزان المراجعة، ثم البيانات المالية. وكل هذه الخطوات تحتاج إلى توخي الحذر حتى يتم بناء هذه الملفات دون عيوب.
لماذا نحتاج إلى الدورة المستندية؟
غالبًا ما تعتبر الدورة المستندية واحدة من الأشياء الضرورية في عملية المحاسبة لأنها تحقق العديد من الأهداف المتكاملة، مثل:
- تحديد العمل أو النشاط الذي ستقوم به السلطة التنفيذية.
- فهم قيمة الأصول والخصوم المستخدمة لأداء المهام المختلفة.
- جمعية قطاعية مسؤولة عن أداء وظائف مشتركة.
- مساعدة الإدارة في اتخاذ قرارات معقولة.
- جمع البيانات وتزويد الإدارة بها.
- تسهيل الوصول إلى المستندات المحاسبية بين الإدارات داخل الشركة.
أقسام الدورة المستندية ؟
تنقسم الدورة المستندية إلى:
الدخل النقدي: النقد الناتج من التشغيل والاستثمار والتمويل.
المشتريات النقدية: هي مشتريات الشركة التي يتم دفع ثمنها نقدًا في تاريخ الشراء.
المصروفات النقدية: تشمل كل ما يتم إنفاقه لفهم رأس المال وتحديد الربح والخسارة.
المبيعات الآجلة: هذه هي المبيعات التي لم يتم دفعها على الفور ولكن تم التخطيط لها.
المشتريات الآجلة: تمثل مشتريات شركة يتم دفع قيمتها في تاريخ مؤجل.
المستودع: ويشمل إدارة ومراقبة حركة المخزون .
إدخالات المحاسبة: هذه هي الإدخالات اليومية مثل إدخالات كشوف المرتبات وإدخالات الخسارة السنوية وإدخالات الحسابات النهائية.
أنواع الدورات المستندية
نظرًا لتنوع المستندات التي تخدم الغرض من تداول المستندات، يتم تقسيمها عمومًا إلى ثلاثة أنواع من العمليات: التخزين والبيع والشراء. تمثل هذه العمليات الثلاث الأنواع الرئيسية من الدورات الوثائقية.
بالإضافة إلى الأنواع الفرعية المخصصة لأحداث معينة، مثل المطاعم والحلقات الوثائقية وغيرها. البيان كالتالي:
الدورة المستندية للمخازن
دورة مستندات المستودع من خلال مجموعة من المستندات التي تسجل المبيعات والمشتريات، مع التعبير عن الخطوات والإجراءات المصممة لضمان تنفيذ جميع البيانات المتعلقة بحركة البضائع في المستودع بطريقة مناسبة،
بما في ذلك: أوامر الشراء، التفتيش وسجلات الاستلام والتبادلات واستلام الإذن. ايضا عملية المخزون هي نتيجة مباشرة لمراقبة الجودة التي يتم إجراؤها في المتجر.
لا يقتصر الأمر على السلع المتداولة داخليًا، بل تعتمد أيضًا مسؤولية التحقق من المستندات للبضائع المستوردة والمصدرة على دورة مستندات المتجر والإجراءات التي تتم خلال الفترة المحاسبية المحددة. نظرًا لأهمية هذا الدور، يجب تسجيل العمليات المتعلقة بالمستودعات على أساس منتظم، وإذا لزم الأمر، على أساس يومي.
الدورة المستندية للمشتريات
دورة سجل الشراء هي أداة لسرد وتسجيل جميع مشتريات شركتك. وعليه، فإنها تقوم بمهامها على النحو التالي لدورة المتجر الوثائقية،
والتي بدورها تحدد ما إذا كانت الشركة بحاجة إلى الشراء. يتحمل المحاسب مسؤولية ضمان سلامة جميع الوثائق الخاصة بدورة الشراء، بما في ذلك عروض الأسعار وأوامر الشراء فواتير الشراء واذون الاسترداد النقدي.
تنقسم المشتريات إلى فئتين حسب طبيعة احتياجاتها: مشتريات نموذجية ومشتريات غير نمطية. هذا يفسر كالتالي:
الشراء النموذجي: قائمة بالعناصر المحددة على أساس منتظم، يحددها مدير المستودع المسؤول عن تتبع الكميات والإبلاغ عن اقتراب هذه العناصر من نفاد المخزون، وذلك وفقًا لعملية الشراء.
مشتريات غير نمطية: تبدو هذه العناصر غير نمطية دون تخطيط مسبق. في هذه الحالة، تبدأ دورة نسخ جديدة على الفور لتغطية عجز الشركة وإضافة قيمة الشراء إلى المصاريف الأخرى.
الدورة المستندية للمبيعات
أثناء عملية البيع، توجد دورة من مستندات المبيعات تتضمن عروض الأسعار المقدمة للعملاء ومناقشة احتياجاتهم ومتطلباتهم للحصول على المنتجات التي تقدمها الشركة.
كمسألة تصديق، يتم نسخ المستندات بحيث يحتفظ العميل بنسخة واحدة وتحتفظ الشركة بالنسخة الأخرى.
والمحاسبون مسؤولون عن تحرير وإعداد المستندات المتعلقة بدورة المبيعات، بما في ذلك أوامر التوريد وفواتير المبيعات وتفويضات الصرف وتراخيص قبول النقد وبطاقات الأصناف التي توضح التفاصيل والكميات وإجمالي أسعار الأصناف المباعة.
الدورة المستندية للمطاعم
يختلف هيكل دورة نسخ المطعم عن نوع دورة النسخ، ويعتمد بشكل مباشر على دورة نسخة الشراء ودورة نسخ المتجر.
تبدأ مهام دورة تسجيل المتجر بالتزامن مع تحديد المخزون المتاح والمطلوب من المواد الغذائية والمشروبات والمنتجات التي سيتم تقديمها للعملاء،
وكنتيجة لهذا التحديد، تبدأ دورة سجل الشراء في أداء عملها من خلال توفير ما هو متاح والمخزون غير المتاح على أساس تحديد العيوب لإكمال المهمة.
كما تكمن ضرورة الإعداد الدقيق لدورة المستندات في حساسية الخدمات المقدمة، أي الأطعمة القابلة للتخزين والأطعمة الأخرى غير القابلة للتخزين،
وبالتالي فإن العمر الافتراضي غريب ومميز. لذلك، يجب تنفيذ كل إجراء بدقة كاملة وفقًا لمرحلته ونوع الملف.
وتعتمد الدورة المستندية للمبيعات أيضًا على الدورة المستندية للمشتريات، في عملية حساب تكلفة شراء المنتج وتحديد سعر الوجبات والمنتجات وسعر البيع النهائي.
مراحل الدورة المستندية
تبدأ المراحل المختلفة لدورة التوثيق بطلب شراء بناءً على موظف المستودع، والذي بدوره يحدد مدى توفر المنتج، بالإضافة إلى العناصر والكميات المطلوبة للشراء. يتبع طلب الشراء أمر شراء، والذي بدوره يطلب مجموعة من عروض الأسعار ويختار الأفضل لإكمال الشراء.
تتمثل مراحل تحديد أفضل سعر في إنشاء إيصالات للبضائع من متجر المورد، ثم إنشاء فاتورة شراء، ثم إنشاء ترخيص لإضافته إلى متجر الشركة بعد الشحن من متجر المورد، ثم توزيع تلك العناصر من متجر الشركة إلى فروعهم والموقع وعملية نقطة البيع.
ويمكن تلخيص هذه المراحل فيما يأتي:
- استلام طلب شراء من مسئول المخازن
- إرسال طلبات عروض أسعار الموردين
- تلقي عروض الأسعار من الموردين والمقارنة
- إصدار أمر الشراء للمورد/ الموردين
- إذن الاستلام
- الفاتورة
- إذن الإضافة
مراجعة الدورة المستنديه
لأن المراجعة والتدقيق من أهم مهام المحاسبين. يتم إجراء مراجعة شاملة لدورة التوثيق للتأكد من صحة مخرجاتها ودقة بياناتها. لاحظ أن دورة التوثيق لنشاط المراجعة تتطلب من المحاسب فهم طبيعة النشاط بشكل كامل.
تتم المراجعة على كافة تفاصيل دورة المستند ابتداءً من المرحلة الأولى وهي تحديد الاحتياجات بناءً على المخزون وكذلك نجاح أوامر الشراء وعروض الأسعار واختيار أفضل عروض الأسعار المتاحة. يجب أيضًا مراجعة الفواتير والكميات والبيانات الواردة في كل وثيقة بشكل منفصل.
كلما زادت دقة مراجعة تفاصيل دورة التوثيق، زادت توازناً ودقة نتائج ميزان المراجعة النهائي للدورة المحاسبية، وأصبح من الأسهل تتبع خطواتها ومراجعة حدودها.
ما الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية؟
كما ذكرنا سابقاً، تعتبر الدورة المستندية هي المرحلة الأولى من الدورة المحاسبية، مما يعني أن علاقة الجزء بالكل هي العلاقة المهيمنة بين الاثنين.
في ضوء ذلك نوضح الفرق بينهما على النحو التالي:
تشير الدورة المحاسبية إلى جميع العمليات المحاسبية التي يقوم بها المحاسبون على مراحل، بدءًا من تسجيل إدخالات دفتر اليومية،
وإعداد دفاتر الأستاذ، وإغلاق القيود، وأرصدة المراجعة، إلى إنشاء البيانات المالية، وإغلاق القيود، وأرصدة المراجعة المغلقة.
كما تعد دورة المستند المصدر الأساسي لتسجيل المعاملات المالية، ويمكن اعتبارها بمثابة حاوية تحتوي على بيانات مالية.
وايضا يتم تسجيل جميع عمليات الدورة المحاسبية المحددة مسبقًا وتسجيلها من خلال دورة المستند. لذلك، فهي جزء من دورة المحاسبة.
كما يمكنك معرفة المزيد عن المحاسبة من خلال قراءة الموضوعات التالية:
